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Approvvigionamento di una soluzione MIS per le scuole: all’interno della rivoluzione del sistema informativo gestionale

Che si tratti di edtech in classe o di sistemi di sicurezza intelligenti per monitorare il benessere degli studenti e del personale, non c’è praticamente nessuna parte dell’esperienza scolastica che non stia beneficiando della rivoluzione tecnologica. Tuttavia, chiedi al settore dell’istruzione quale innovazione dietro le quinte ha il maggiore impatto quotidiano e probabilmente sentirai parlare spesso del termine “MIS”.

Abbreviazione di sistema informativo di gestione, le soluzioni MIS fungono da spina dorsale per le operazioni di una particolare organizzazione. MIS prende i dati da più sistemi, aiuta ad analizzarli e generalmente funge da aiuto cruciale nel processo decisionale di gestione. Nel processo, può rendere disponibili i dati in tempo reale in qualsiasi momento, offrire una visione centrale “un pannello di vetro” di tutto ciò che gli educatori devono sapere e semplificare la gestione scolastica in generale.

Ma mentre è probabile che tutti siano d’accordo sul fatto che un MIS sia un “must have” fondamentale, piuttosto che un “bello da avere” opzionale, non esiste una soluzione valida per tutti. Le scuole avranno requisiti diversi a seconda del tipo di istituto o trust, del modo particolare in cui sono strutturate e degli altri sistemi di cui dispongono già. Mentre alcune funzionalità saranno condivise da tutte le soluzioni MIS incentrate sull’istruzione disponibili, altre possono variare a seconda del pubblico di destinazione o, in alcuni casi, della capacità del fornitore di fornire alcune tecnologie all’avanguardia che stanno rimodellando il modo in cui pensiamo di MIS.

Cosa dovrebbe cercare esattamente un istituto di istruzione da un MIS nel 2022? Cosa non è possibile senza uno? E in che modo, diversi decenni dopo l’introduzione del termine “sistema informativo di gestione”, la tecnologia continua ad evolversi? Education Technology ha deciso di approfondire tutto ciò che riguarda il MIS.

Strumenti base o immersione più profonda?

Qualsiasi pezzo di tecnologia ha alcune funzioni principali che non sono negoziabili. Smartphone diversi possono avere schermi, app, opzioni di archiviazione e fotocamere di dimensioni diverse, ma devono essere tutti in grado di effettuare chiamate se devono essere considerati un telefono. MIS è lo stesso in questo senso.

“Ci sono alcuni elementi essenziali che ogni scuola richiederà e funzionalità di base come l’allievo [and] registri del personale, dichiarazioni statutarie, registrazione online, registro unico centrale e scuola [and] censimento della forza lavoro che dovrebbe essere previsto in qualsiasi MIS”, ha affermato James Inman, chief product officer di Juniper Education.

Ma questo è anche il punto in cui le caratteristiche divergono.

“Alcuni sistemi MIS hanno moduli che coprono parti della valutazione degli alunni, parti della finanza, parti della gestione del personale e parti della comunicazione con i genitori”, ha spiegato Inman. “Dovresti considerare se desideri un sistema che ‘fa un po’ di tutto’ o se preferisci sistemi separati specificamente personalizzati per supportarti per svolgere ogni funzione in modo efficace.”

Decidere la risposta a questa domanda è fondamentale quando si tratta di decidere quale soluzione MIS è giusta per te. Inman osserva che la soluzione MIS di Juniper, Horizons, offre ai clienti “un po’ di tutto” sotto forma di una soluzione conveniente, perfetta per le scuole che richiedono una soluzione semplice che soddisfi le esigenze di base, l’ideale nei casi in cui sono presenti una varietà di sistemi già in atto e funzionante in modo efficace.

Tuttavia, per i clienti che cercano funzionalità approfondite attraverso la valutazione, la gestione del personale e la comunicazione con i genitori, l’azienda offre inoltre un portafoglio di soluzioni che possono aumentare il MIS per aggiungere una maggiore profondità di funzionalità.

In molti casi, integrazioni e bolt-on possono aumentare i sistemi per renderli adatti al cliente a cui sono destinati, che si tratti di una scuola primaria più piccola o di un collettivo di accademie secondarie.

Gli strumenti stanno diventando più intelligenti

Anche un MIS abbastanza semplice dovrebbe essere in grado di aiutarti a tenere traccia delle aree chiave coinvolte nella gestione di una scuola su base giornaliera. Ciò significa archiviare dati (riguardanti alunni, personale, patrimonio scolastico, ecc.), nonché altre aree che vanno dal comportamento ai bisogni educativi speciali (BES).

Ma mentre alcune scuole saranno contente di un MIS relativamente semplice, è la profondità della funzionalità degli strumenti moderni in questo spazio che mette davvero in evidenza come quest’area sia progredita negli ultimi anni. Ad esempio, alcune funzionalità delle soluzioni MIS ricordano gli strumenti di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) utilizzati frequentemente dalle aziende per ottimizzare le relazioni con i clienti. Tuttavia, vanno anche ben oltre, come richiesto da parte della complessità unica dello spazio educativo.

“In un sistema CRM, potresti avere un’azienda con cui stai lavorando e che potrebbe avere due o tre contatti”, ha affermato Simon Freeman, MD per l’istruzione presso IRIS, uno dei principali fornitori di MIS.

“È una transazione abbastanza lineare, mentre se guardi all’istruzione, tu [might have] uno studente che può avere o meno genitori che stanno insieme; potrebbe esserci un ordine del tribunale che impedisce a un genitore di parlare con il bambino. Puoi avere tutte queste altre informazioni da vedere. Il sistema deve far fronte alla complessità della società che lo circonda, piuttosto che solo alla complessità di come si desidera effettuare transazioni commerciali con esso, cosa che faresti in un CRM”.

Affrontare questa complessità richiede uno strumento completo in grado di gestire tutte queste informazioni su più domini. Non è solo per salvaguardare i problemi. “Potresti avere un nonno che paga l’uniforme scolastica o un fondo fiduciario che paga le tasse scolastiche [in an independent school]mentre il genitore paga per altre cose”, ha continuato Freeman.

“Quando inizi a mappare una complessità finanziaria rispetto a una complessità sociale, finisci con qualcosa che va davvero ben oltre qualsiasi cosa vorresti codificare in un sistema generico. Il caso d’uso è così speciale e così unico per il modo in cui funziona l’istruzione”.

L’analisi predittiva entra nel MIS

Tuttavia, un MIS non memorizza semplicemente informazioni. Anche le soluzioni moderne, aiutate da innovazioni in campi come l’apprendimento automatico e gli strumenti di analisi dei dati intelligenti, possono aiutare a dare un senso.

“Il MIS può essere un’ottima fonte di dati utili e perspicaci per supportare l’insegnamento e l’apprendimento e per aiutare a identificare potenziali problemi e ostacoli al progresso degli studenti”, ha spiegato Inman. “Essere in grado di triangolare e manipolare facilmente i dati da tutte le aree del sistema può aiutare il personale a cercare schemi, per vedere cose che altrimenti non avrebbero, e per impedire ai bambini di ‘cadere attraverso le lacune’.”

Un esempio potrebbe essere l’assistenza proattiva con la rendicontazione quando si tratta di uno studente la cui frequenza scende al di sotto del 90%. Inman ha osservato che soluzioni come Horizons MIS avviseranno automaticamente il personale competente, dagli insegnanti a SENCO fino al capo, in modo che possano indagare ulteriormente.

Può anche aiutare ad approfondire questi problemi, ad esempio alla ricerca di schemi che potrebbero essere rilevanti, come determinati giorni, orari o lezioni saltate. Può aiutare a scoprire che ci sono casi regolari di comportamenti negativi nei giorni che precedono un’assenza o che le lezioni saltate sono quelle frequentemente coperte da un supplente.

A un livello più ampio, le soluzioni MIS possono inoltre aiutare a tenere traccia di aree come la spesa finanziaria su determinati argomenti e se si traducono in risultati concreti. “[You might say]’OK, quindi ho 10, 20, 30 scuole nella mia multi-accademia, posso vedere quanto spendo per l’inglese in ogni singola scuola?’”, ha detto Freeman.

“Quali sono i voti e [are they] migliorando? E perché una scuola spende £ 490 per allievo rispetto a un’altra scuola che spende £ 300, e perché quella più economica ottiene risultati migliori? È quel tipo di analisi che le persone stanno iniziando a esplorare davvero”.

“Avere tali dati a portata di mano può essere prezioso”, ha osservato Inman. “Attraverso analisi e dashboard, il MIS scolastico non solo può aiutare i dirigenti a porre le domande giuste, ma può anche fornire le risposte”.

Puoi aspettarti che queste soluzioni diventino più intelligenti anche nei mesi e negli anni a venire. In tal modo, aiuteranno a rispondere ad alcune delle domande che gli educatori hanno a cui altrimenti sarebbe quasi impossibile rispondere senza strumenti intelligenti.

“Stiamo facendo un bel po’ di prove di concetti in questo momento con l’intelligenza artificiale e l’apprendimento automatico sulla corrispondenza dei dati”, ha spiegato Freeman. “[We’re] iniziando a vedere alcune correlazioni tra [areas like] la frequenza e il comportamento e il numero dei livelli di coinvolgimento dei genitori attraverso i loro sistemi di messaggistica di testo e di posta elettronica.

“C’è una tendenza lì che ti permette di capire se diversi tipi di impegni con diversi tipi di genitori sono molto più efficaci, piuttosto che trasmettere messaggi che vanno a tutti i genitori della scuola allo stesso modo, di cui alcune persone reagiranno bene a e alcune persone no?”

Solo il MIS giusto ti aiuterà a saperlo con certezza.

Scegliere la soluzione giusta

Come notato in precedenza, ogni scuola ha bisogno di un MIS. La scelta di quella giusta viene fatta caso per caso. Con più fornitori nello spazio e non mancano le opzioni quando si tratta di personalizzazione, il processo può sembrare scoraggiante. Tuttavia, ci sono indicazioni che possono aiutare le scuole a selezionare l’opzione giusta per loro.

Per cominciare, assicurati di essere il più specifico possibile sul problema che desideri risolvere. È probabile che alcuni di questi siano generalizzabili a qualsiasi istituto di apprendimento, mentre altri potrebbero essere più specifici per te. Poiché gli strumenti MIS sono tutti incentrati sulla visibilità, rendere questo processo di selezione parte del processo di trasparenza coinvolgendo il maggior numero possibile di parti interessate e potenziali utenti. Sono finiti i giorni in cui il MIS era esclusivamente la competenza del capo e di un team amministrativo dedicato. È invece molto più probabile che il moderno MIS venga utilizzato da un gran numero di personale in una scuola.

Per determinare ciò che è necessario, trarrà quindi vantaggio dall’assemblare un ampio team che rappresenta tutti i dipartimenti all’interno di una scuola per garantire che tutte le voci e i requisiti siano ascoltati. Questo può aiutare a definire obiettivi riguardo a ciò che si spera di ottenere, a comprendere meglio i casi d’uso e i requisiti di utilizzo, a comprendere le integrazioni software necessarie e, in generale, a trovare un sistema che si adatti all’etica di apprendimento della scuola in questione.

Considera anche il livello di supporto tecnico e guida che hai nella scuola per garantire correttamente il successo – e il massimo beneficio raccolto – da qualsiasi sistema tu scelga. Lo stai ospitando sui tuoi server o ti affidi a offerte basate su cloud? Di quale livello di supporto esterno potresti aver bisogno?

Inoltre, guarda le diverse opzioni di prezzo per trovare il miglior set di funzionalità per qualsiasi budget tu abbia a disposizione. Sebbene sia importante considerare il rapporto qualità-prezzo anziché il semplice costo di base, le scuole avranno comunque un budget su cui stanno lavorando. Come parte di una valutazione POC (prova di concetto), esamina aree come la licenza iniziale (il costo di acquisto iniziale), le spese di manutenzione annuali, i costi di supporto e consulenza e non dimenticare gli importantissimi costi di trasferimento del passaggio da un fornitore ad un altro.

Non temere nemmeno di coinvolgere i fornitori di sistemi MIS in questa parte della conversazione. Mentre i fornitori cercano, in definitiva, di effettuare una vendita, stanno anche cercando di garantire il prodotto giusto per i clienti, specialmente nell’era del SaaS (software-as-a-service), in cui le soluzioni software vengono pagate tramite abbonamento, come Netflix o Spotify, piuttosto che come acquisto una tantum. Ciò significa che è più che mai oneroso per loro trascorrere del tempo con i potenziali clienti per trovare gli strumenti giusti per il lavoro. Saranno in grado di aiutare a consigliare quali strumenti sono disponibili e come possono aiutare.

Il MIS non è mai stato una parte così vitale dell’ambiente tecnologico della scuola. Se non hai rivisitato queste soluzioni per diversi anni, ora è un ottimo momento per guardare cosa hanno da offrire le soluzioni MIS del 2020. Per quanto riguarda funzionalità e potenziali vantaggi, questa è un’età d’oro per il software educativo in generale. E i sistemi informativi gestionali non fanno certo eccezione alla regola.


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